Tips Microsoft Groove 2007 : Berbagi Appointment Dengan Rekan Anda

Dalam pekerjaan sehari-hari, tentu kita sering membuat appointment dengan client atau rekan kerja. Kalau dengan cara biasa kita hanya mencatat appointment itu di catatan kita sendiri. Kita tidak tahu apakah rekan-rekan yang terlibat dengan appointment itu juga mencatat di dalam catatan mereka. Sehingga bisa saja rekan kita terlupa dengan appointment yang telah kita catat sebelumnya.

Dengan fitur Microsoft Groove 2007, kita dapat membuat appointment yang tidak hanya tercatat di account kita sendiri, tetapi juga tercatat di account rekan-rekan yang terlibat dalam appointment itu. Dengan demikian setiap orang yang terlibat dalam appointment tersebut secara otomatis akan mendapat reminder untuk menghadiri appointment yang telah dijadwalkan sebelumnya.

Cara membuatnya mudah sekali.

1. Setelah workspace Groove Anda terbuka, di panel Common Task klik Add Tools hingga muncul kotak dialog More Tools kemudian centang Calendar lalu klik OK seperti gambar dibawah ini :

More Tools

2. Setelah OK diklik akan muncul kotak dialog Calendar seperti gambar dibawah ini :

Calendar

3. Untuk membuat Appoitment yang baru klik pada kolom tanggal yang ingin kita beri Appoitment lalu klik tombol New Appoitment kemudian pada kotak dialog Add Appoitment isikan judul pada kotak Subject, misalnya : Rapat Harian. Kemudian kita bisa atur jadwal kapan dimulai dan berakhirnya. Setelah selesai klik tombol OK, seperti gambar dibawah ini :

Add Appointment

4. Setelah itu lembar kerja Appoitment telah selesai, seperti gambar dibawah ini :

Workspace - Calendar

5. Selain kita bisa membuat Appoitment baru ,kita juga dapat membuat Link sebagai catatan kerja kita, misalkan pada lembar kerja. Pertama-tama, aktifkan jendela Notepad dengan cara klik Add Tools pada panel Common Task lalu centang Notepad kemudian OK, maka akan tampil tab Notepad di Bottom Toolbar. Lalu klik New Note lalu klik kanan pilih paste seperti gambar dibawah ini :

Notepad

6. Untuk melihatnya kita bisa klik linknya dan akan muncul di Appointment yang kita buat pada tanggal 28 December 2009 seperti tampilan dibawah ini :

7. Untuk mengirim ke account yang lain dapat dilakukan dengan cara pilih menu Options » Send Message seperti tampilan di bawah ini :

Send Message

8. Pada kotak "To" pilih account yang ingin kita kirimkan Appointment, pada kotak "Message" klik kanan dan pilih paste » send

Send Message

9. Pada waktu pengiriman, di atas traybar (pojok kanan bawah layar) akan terlihat notifikasi seperti gambar di bawah ini :

Notifications

10. Rekan Rony Hidayat akan mendapatkan notifikasi di komputernya, dan apabila membaca pesan yang dikirim lalu mengklik linknya, maka secara otomatis, pada Calendar Groovenya akan tercatat jadwal meeting yang telah dibuat tadi. Nantinya apabila jadwal meeting tersebut telah sampai, secara otomatis rekan Rony Hidayat (dan semua rekan yang dikirimkan Message) akan mendapatkan reminder untuk menghadiri meeting tersebut.

11. Selesai.

Tweet